Любая производственная компания ведёт два учёта параллельно. Управленческий — для управления бизнесом: оперативная работа, планирование, контроль, принятие решений. Регламентированный (бухгалтерский) — для государства: корректный расчёт налогов, формирование отчётности, выполнение требований законодательства.

Эти два учёта решают разные задачи, имеют разную детальность, разную логику и разных пользователей. Попытка вести их в одной системе неизбежно приводит к компромиссам — и, как правило, страдают обе стороны. Управленческая система обрастает бухгалтерскими ограничениями, а бухгалтерская — нетиповыми доработками, которые усложняют обновление.

Практика показывает, что наиболее эффективная схема — когда управленческий и регламентированный учёт ведутся в отдельных специализированных системах, связанных автоматическим обменом данными.

Типовая структура корпоративной информационной системы на базе «ПС: Управление производством» выглядит так:

«ПС: Управление производством» — первичная система, с которой в оперативном режиме работают все службы и подразделения компании. Здесь ведётся вся оперативная работа — закупки, производство, продажи, склад, финансы — и формируется управленческая отчётность.

«1С:Бухгалтерия 8» — система регламентированного учёта. С определённой периодичностью данные автоматически выгружаются из управленческой системы в бухгалтерскую базу, где бухгалтерская служба ведёт регламентированный учёт и формирует отчётность.

Функционал выгрузки обеспечивается модулем «Интеграция с 1С:Бухгалтерией».

Все основные данные — как справочники, так и документы — переносятся в базу бухгалтерского учёта в автоматизированном режиме. Бухгалтеру не нужно заново вводить первичку — накладные, акты, платёжные документы и прочее. Всё, что уже оформлено в управленческой системе менеджерами и другими сотрудниками, автоматически попадает в бухгалтерскую базу.

Это не только экономит время бухгалтерии, но и снижает количество ошибок: данные вводятся один раз — там, где совершается операция.

Регламентированный учёт ведётся в отдельной информационной базе, доступ к которой имеет только бухгалтерская служба. Никто из менеджеров, кладовщиков или производственников не может случайно или намеренно изменить бухгалтерские данные. Бухгалтерия — это закрытая зона, где специалисты спокойно занимаются своим делом.

При этом данные, загруженные из управленческой системы, могут быть произвольно скорректированы или дополнены бухгалтерами — в соответствии с требованиями регламентированного учёта, которые могут отличаться от управленческого.

Поскольку вся оперативно-управленческая поддержка бизнеса осуществляется средствами управленческой системы, «1С:Бухгалтерия» остаётся полностью типовой конфигурацией — без каких-либо доработок. Это принципиально важно: законодательство меняется регулярно, и обновления «1С:Бухгалтерии» должны устанавливаться быстро и без проблем. Отсутствие доработок это гарантирует.

Обратная сторона той же медали: управленческая система может свободно развиваться — дорабатываться, расширяться, адаптироваться под специфику бизнеса — не опасаясь, что это сломает бухгалтерский учёт или усложнит его обновление. Каждая система живёт своей жизнью и развивается в соответствии со своими задачами.

Управленческий и бухгалтерский учёт часто требуют разного уровня детальности. Для управления производством важно видеть каждый передел, каждый промежуточный полуфабрикат, каждый вариант исполнения. Для бухгалтерии всё это, как правило, избыточно.

При переносе данных в регламентированный учёт возможна «свёртка» информации:

Это упрощает работу бухгалтерии, не перегружая регламентированный учёт излишней для него детализацией.

Нередко компания с точки зрения бизнеса — единое целое, но юридически разделена на несколько лиц. Типичный пример — выделение «производства» и «торгового дома».

В управленческом учёте это должно быть прозрачным: заказ клиента обрабатывается как единый процесс, без лишних промежуточных документов. Но в бухгалтерском учёте каждое юридическое лицо должно иметь свой комплект документов — отгрузка от производства на торговый дом, оприходование в торговом доме, отгрузка конечному клиенту.

Система поддерживает две схемы работы:

Внутренняя продажа. Полный набор документов для каждого юридического лица формируется автоматически в управленческой системе и затем переносится в соответствующие бухгалтерские базы.

Формирование внутренних операций на стороне бухгалтерии. В управленческом учёте внутренние операции не отражаются — продукция, выпущенная одним юридическим лицом, отгружается от имени другого. Необходимые внутренние документы создаются уже непосредственно в бухгалтерском учёте.

Выбор схемы зависит от специфики компании и предпочтений бухгалтерской службы.

Итого, схема разделения управленческого и регламентированного учёта даёт два ключевых преимущества, которые на первый взгляд противоречат друг другу, но на практике прекрасно сочетаются:

Независимость. Бухгалтерия работает в своей базе, по своим правилам, с типовой «1С:Бухгалтерией», которая легко обновляется. Никто извне не вмешивается в бухгалтерские данные. Управленческая система развивается свободно, без оглядки на бухгалтерские ограничения.

Интеграция. При этом первичные данные не нужно вводить дважды. Всё, что оформлено в управленческой системе, автоматически попадает в бухгалтерскую базу — с необходимой степенью детальности и в нужной структуре.

Бухгалтер получает данные без ручного ввода. Менеджер работает без бухгалтерских ограничений. Руководитель знает, что оба учёта ведутся корректно и не мешают друг другу.